Що таке процес? Ненудний посібник для звичайних людей

Процеси набагато цікавіші, ніж ви думаєте спочатку. Це не якийсь жарт — вони цікаві, клянусь. Але що таке процес?

Хоча вони є визначений як набір взаємопов’язаних робочих завдань, ініційованих у відповідь на подію, яка досягає певного результату , є трохи передісторії, яка допомагає нам пройти крізь корпоративні транквілізатори та зрозуміти, що таке процес і чому процеси важливі.

Спочатку кілька прикладів процесів:

• Прибирання магазину
• Пошук електронної адреси
• Розгортання програмного забезпечення
• Профілювання клієнтів
• Прийняття нового працівника
• Планування весілля

Але навіщо ці процеси? Чому це не просто завдання, які потрібно виконувати? Справа в тому, що коли ви формалізуєте процес, ви думаєте про робочий процес з урахуванням продуктивності, і це полегшує його виконання та оптимізацію.

символ серця

Перший бізнес-процес

Найдавніше відоме визначення бізнес-процесу походить від шотландського економіста Адам Сміт . Розкладаючи свою ідею до найпростіших елементів, він у 1776 р описано бізнес-процес на теоретичній фабриці шпильок, у якому 18 окремих людей виготовляють одну шпильку:

Один витягує дріт, інший вирівнює його, третій ріже, четвертий загострює, п’ятий шліфує його зверху, щоб отримати голову: щоб зробити голову, потрібні дві або три різні операції: надіти її — це конкретна справа, відбілювати шпильки – це інша... і важлива справа виготовлення шпильок, таким чином, поділяється приблизно на вісімнадцять різних операцій, які на деяких мануфактурах усі виконуються окремими руками, хоча на інших колись одна й та сама людина виконати два-три з них.

Чому ми маємо дбати про те, скільки людей потрібно для створення шпильок або скільки кроків у цьому процесі? Ну, Сміт знайшов це створюючи процес і призначаючи кроки окремим фахівцям, продуктивність зросла 24 000% .

Робота фабрики шпильок XVIII століття та образ, який надихнув Адама Сміта написати перше визначення бізнес-процесу.

Використання процесів для роботи в 5 разів швидше

Процес потрібен для розподілу праці, оскільки завдання більше не лежить лише в голові однієї людини.

Інженер із повного стеку контактів може бути чудовою людиною, щоб написати процес, але не повинен запускати його від початку до кінця поодинці — робота в 240 разів ефективніша, якщо її розділити між спеціалістами з контактів: людиною, яка ріже контактні дроти цілий день менше помиляється, ніж соло-шпилька майстер-майстра. Давайте припинимо говорити про шпильки.

Зимового ранку 1907 р. Генрі Форд взяв Чарльза Е. Соренсена до Завод «Пікет Авеню». , порожня будівля в Детройті, яка згодом стала місцем народження першого в Америці серійного доступного автомобіля. Ми збираємося розпочати абсолютно нову роботу, — сказав начальник виробництва.

Завод Piquette Avenue в Детройті, штат Мічиган. Сайт найвпливовішого у світі впровадження бізнес-процесів.

Форд пояснив свою ідею нового процесу. Замість того, щоб один ремісник створював продукт сам, кожного навчили виконувати одну з 84 простих робіт, що повторюються. Завдяки цьому новому підходу до процесів Ford скоротив час виробництва Модель Т знизився з 12,5 годин до 2,5 годин.

Це був не тільки тріумф для банківського рахунку Форда, це був один із найбільш революційних моментів, які коли-небудь відбувалися, не лише в історії автомобілів чи виробництва, а й у всій історії бізнесу.

Три типи процесів, необхідні кожному бізнесу

Ти це знаєш процеси — це набір логічних інструкцій, які потрібно виконати від початку до кінця , але чи знаєте ви, що існує три типи процесів? Це:

• Процеси управління
• Операційні процеси
• Допоміжні процеси

Процеси управління

Процеси управління не настільки зосереджені на виконанні завдання від початку до кінця, скільки на плануванні та прогнозуванні діяльності компанії в майбутньому.

Прикладом процесу управління може бути генеральний директор, який планує, як найкраще організувати час і енергію команди маркетингу для запуску PR-кампанії. Частина процесу полягала б у розподілі ресурсів, визначенні часових рамок і перевірці наявності та оптимізації систем.

Операційні процеси

Операційні процеси стосуються вашого основного бізнес-процесу. Якщо ви займаєтеся виробництвом футболок, одним із ваших основних операційних процесів є прийом замовлень по телефону. Інший варіант – отримати виготовлені футболки на відправлення.

торгуйте ф'ючерсами на вірність

Незалежно від того, чим займається ваш бізнес у своїй основі, повинні бути водонепроникні процеси, щоб зробити ваш бізнес масштабованим і ефективним.

Допоміжні процеси

Несподіваний сюрприз — допоміжні процеси підтримують процеси управління та операційні процеси. Компанія покладається на ці процеси для підтримки планування і робити частини бізнесу. Це такі процеси, як технічна підтримка, адаптація співробітників або наймання стажера.

Хоча це не те, що компанія робить, щоб заробити гроші, вони сприяють основному потоку доходів і роблять так, щоб процеси управління мали чим керувати, а операційні процеси були якомога вільнішими.

Анатомія процесу

Коли процес документується на папері (або, сподіваємось, у цифровому вигляді), це робиться у формі стандартного документу операційної процедури. Хоча це не ті речі, які ви б взяли для читання під час 18-годинного польоту, вони роблять процеси набагато легшими для розуміння, поширення, навчання та оптимізації.

SOP може містити:

• Заголовок із назвою, датою, автором та ідентифікатором
• Покроковий список інструкцій
• Команда або особа, відповідальна за виконання кожного завдання
• Ресурси (обладнання, гроші, час, допоміжні групи), які знадобляться користувачеві
• Посилання на інші СОП

Як правило, підприємства та державні органи створюють складну документацію СОП. Натисніть тут для прикладу вступного документа до набору СОП, створених General Electric для працівників, які працюють із системами, керованими UNICORN. Ви помітите, що є таблиця кодових номерів і позначень SOP, а також пояснення термінології.

Отримайте витяг з актуального СОП на придбання транспортного засобу тут . Знову ж таки, він дуже ретельний і використовує той самий стиль, який використовують багато компаній, щоб переконатися, що СОП є водонепроникним.

… Але іноді SOP не буде таким складним.

Менші компанії пишуть ефективні процеси, які просто виконують роботу, і немає потреби в авторі та ідентифікаторі SOP, якщо вони написані за допомогою програмного забезпечення SOP, яке створить це вручну. Те саме стосується розділу посилань, який тепер зроблено з гіперпосиланнями. Нижче наведено простий СОП, створений Process Street:

Процеси вирішення проблем

У The Checklist Manifesto — книзі, про яку ми не можемо перестати говорити приблизно — Атул Гаванде розповідає про те, як він запровадив процес безпеки в лікарні Джона Гопкінса.

Це здавалося простим, і не було таким крутим, як інші їхні ідеї, наприклад роботизована хірургія. Але насправді це був найефективніший інструмент, який можна було запровадити, і це був лише аркуш паперу.

Під час опитування після впровадження контрольного списку 78% медичного персоналу лікарні сказали, що вони помітили, що контрольний список запобігає помилці. І остаточний доказ: 93% хірургів хотіли б, щоб контрольний список використовувався на них, якби вони перебували в операційній під час операції.

Це процес:

Наступний приклад є більш відчутним, катастрофічним.

Вранці найспекотнішого дня в році — 17 липня 1865 року — два потяги, наповнені переважно дітьми, зіткнулися в місті Вайтмарш, штат Пенсільванія, убивши близько 60 і поранивши понад 100.

Картина Великої аварії поїзда 1856 року невідомого художника

Причина? У Вікіпедії є перераховані як «людська помилка».

Потяги тягнули набагато більше вагонів, ніж могли впоратися, а це означає, що машиністам доводилося періодично зупинятися, щоб відновити тиск у двигуні, необхідний для продовження руху. Через таку нестабільну поведінку потяг не йшов за розкладом і не повідомляв про це навколишні станції.

Водій подумав, що зможе надолужити втрачений час і дотримуватися розкладу, тому він запустив двигун, вибрав альтернативний шлях і подумав, що він буде вільний від Арамінго , інший поїзд відправляється з Віссахікону приблизно в той же час.

На крутому повороті котли двох поїздів зіткнулися та спричинили вибух, який було чутно на відстані до 5 миль. Три найближчі до котлів вагони розлетіло на осколки, а решта загорілися й зійшли з рейок.

підписки Microsoft

У відповідь на це лихо, Залізниця Північної Пенсільванії налагодили свої процеси. Вони постановили, що два потяги, що прямують у двох напрямках, не будуть користуватися однією колією, а зв’язок за допомогою телеграми з найближчими станціями став обов’язковим.

Використання процесів у вашому бізнесі

У наш час підприємства (зазвичай) не чекають, доки станеться катастрофічний збій, перш ніж задуматися над процесами. Якщо ви офіційно не використовуєте процеси, ніколи не рано.

Отримайте безкоштовний обліковий запис Process Street і почніть створювати процеси, систематизуючи свій бізнес і розподіляючи завдання. Як ми бачили, процеси можуть підвищити продуктивність на 24 000%.

отримати Повний посібник з управління бізнес-процесами

Ваша команда пропускає терміни через невизначені обов’язки?

Новим співробітникам надто довго пристосовуватися та навчатися?

Компанії, які впроваджують процеси, мають на 280% вищий рівень успішності у своїх проектах (95%) порівняно з тими, які цього не роблять (25%).

Почніть скорочувати витрати менш ніж за тиждень, систематизувавши роботу вашої команди, усунувши вузькі місця та усунувши зайвий час і зусилля.

Що в книзі?

• Що таке процес? Ненудний посібник для звичайних людей
• Як процеси захищають ваш бізнес від збою та спалювання
• Чому нормалізація відхилень шкодить вашій компанії
• Що таке управління бізнес-процесами? Дійсно простий вступ
• Аналіз бізнес-процесів (без позіхання, що ламає щелепи)
• Чому вам варто займатися моделюванням бізнес-процесів
• Як перейти на програмне забезпечення BPM, коли ви просто використовуєте папір
• Реінжиніринг бізнес-процесів: що робити, якщо ваш бізнес зазнає краху
• Чи актуальний аутсорсинг бізнес-процесів для вашого малого бізнесу?