Що таке робочий процес? Посібник для початківців із керування робочим процесом

Якщо ви подивитеся на першу сторінку Google, щоб дізнатися, що таке робочий процес, перший результат – це буквально визначення зі словника.

Послідовність виробничих, адміністративних чи інших процесів, через які проходить частина роботи від початку до завершення.

Тоді у вас є визначення Kissflow, яке не є більш зрозумілим:

Послідовність завдань, яка обробляє дані певним шляхом від початку до завершення.

А ще є ця сторінка. І як ми визначаємо робочий процес?

вакансія microsoft

Робочий процес – це те, як ви виконуєте роботу.

Тепер ми кудись приїжджаємо.

Що таке робочий процес?

Робочі процеси – це серія кроків, які необхідно виконати в процесі.

Думайте про це буквально як про те, що робота переходить від одного етапу до наступного, чи то через колегу, інструмент чи інший процес. Ви можете виконувати повний робочий процес поодинці (наприклад, написання, редагування та публікація публікації в блозі) або в ньому можуть брати участь кілька людей (наприклад, виставляти рахунок клієнту).

Чому робочі процеси важливі?

Для компаній робочі процеси можуть стати надзвичайно складними.

Подумайте про процес адаптації вашого співробітника. Кілька різних відділів повинні координувати свою роботу, щоб правильно завершити цей процес. Окрім втрати вашого нового таланту, погана адаптація також може призвести до серйозних проблем із відповідністю.

Саме на цьому рівні їх потрібно належним чином контролювати, керувати та оптимізувати, щоб переконатися, що вони максимально ефективні.

Яка різниця між робочими процесами та процесами?

робочий процес і процес часто використовуються як взаємозамінні. Враховуючи, що вони часто надходять у вигляді відповідного набору, це зрозуміло.

На зображенні вище перелічено основні відмінності між робочими процесами та процесами, але головне:

А процес це метод, який використовується для виконувати послідовність діяльності .

А робочий процес це інструмент звик полегшити цей метод .

Якщо ми повернемося до прикладу адаптації працівника, процес складається з різних кроків, які потрібно виконати, наприклад:

• Документи заповнені
• Налаштування робочої станції
• Навчання

Робочий процес відображає ці кроки в чіткій структурі, тож легко візуалізувати те, що потрібно зробити, на схемі чи контрольному списку.

Практичні поради робочого процесу

Щоб побудувати ефективний робочий процес, потрібно відповісти на три важливі питання:

• Які саме роботи потрібно виконати?
• Хто відповідає за кожну роботу?
• Скільки часу займе кожне завдання?

Відповівши на ці запитання та структурувавши відповіді в діаграму або процес, ви отримаєте робочий процес.

Вимірюючи роботу, яку потрібно виконати, ви можете керувати оптимальністю її виконання. Інакше ви не уявляєте, що відбувається або де криється вузьке місце в діяльності вашої команди.

Етапи робочого процесу

Побудова робочого процесу зводиться до 5 етапів:

1. Визначте завдання, які необхідно виконати
2. Визначте, хто відповідає за ці завдання
3. Розташуйте завдання в послідовність
4. Перевірте робочий процес
5. Перегляньте та повторіть

Важливо практикувати постійне вдосконалення, коли справа доходить до підтримки ваших робочих процесів. Внесення цих невеликих налаштувань дозволить забезпечити, щоб ваш робочий процес включав лише найнеобхідніші та актуальні завдання, і вам не доведеться витрачати час на капітальний ремонт у майбутньому.

3 основні компоненти робочого процесу

Хоча кількість завдань у кожному робочому процесі може коливатися від 8 до 80, кожен робочий процес складається з 3 основних компонентів:

Тригер:Подія, яка починає робочий процес. Це може бути дія, рішення, конкретний час або відповідь на щось.Серія завдань/роботи:Це включає всі завдання, людей і результати, залучені до робочого процесу.Результати:Що створює робочий процес. Результат або результат може бути чимось відчутним, як-от придбання послуги, або більш абстрактним, як-от доступ до певної інформації.

Серія завдань займе більшу частину робочого процесу, але і тригер, і результати однаково важливі. Якщо ви не знаєте, де ваш процес повинен починатися і закінчуватися, ваш робочий процес буде досить марним.

Види робочих процесів

Оскільки завжди найкраще виконувати завдання втрьох, ви можете зустріти три основних типи робочого процесу:

• Робочі процеси проекту
• Прості робочі процеси
• Умовний робочий процес

Розібрати точну різницю між цими типами іноді може бути складно, але, як і у всьому, вам потрібно переконатися, що ви використовуєте правильний інструмент для роботи.

Робочі процеси проекту є найбільш спрощеним типом. Як правило, це одноразові робочі процеси, розроблені для того, щоб утримувати проект у потрібному плані, щоб результати надходили вчасно, була чітка підзвітність і ваша команда не відчувала жодних вузьких місць.

Ви можете повторно використовувати частини робочого циклу проекту. Наприклад, команда контенту створює кілька фрагментів контенту.

Кожен із них є невеликим проектом. Залежно від низки факторів точні кроки не завжди однакові. Оскільки загальний процес є , однак ми можемо повторно використовувати робочий процес створення вмісту для таких речей, як дослідження, огляди та запити зображень.

Далі у вас є простий робочий процес . Цей тип робочого процесу охоплює всі ваші передбачувані та повторювані завдання. Надсилання рахунка-фактури або погодження відпустки є простими процесами.

Незважаючи ні на що: нічого не змінюється. Робочий процес виконується однаково однаково щоразу, коли його запускають.

просто.

Нарешті, є робочий процес умовного процесу . Ці робочі процеси використовують форму якщо тоді логіку структурувати процес.

Це роман із робочими процесами «Вибери власну пригоду»: якщо ви хочете дослідити підземелля, перейдіть до завдання 13. Якщо ви хочете дослідити місто, перейдіть до завдання 22.

У Process Street ми називаємо це умовною логікою, яка створює розгалужені шляхи в межах одного робочого процесу. Це чудово, тому що для таких речей, як адаптація або довідкові квитки, вам потрібен лише один робочий процес для кількох ситуацій.

Робочий процес адаптації клієнта Payroll Processors є чудовим прикладом того, що саме може зробити умовна логіка:

Як процесори нарахування заробітної плати використовують умовну логіку Process Street для підключення клієнтів

Оптимізація робочого процесу

Нещодавно я натрапив на публікацію в LinkedIn, у якій розповідалося про модні слова та жаргон для бізнесу. Ці модні слова розділили на два види:

• Занадто розпливчастий, щоб описати його будь-яким іншим способом (подумайте про динаміку та її когорти)
• Настільки очевидні, що про них не потрібно було говорити (інноваційні, орієнтовані на клієнта тощо)

Оптимізація трохи схожа на ці модні слова. Ми всі знаємо, що означає оптимізувати в словнику. Ми всі знаємо, що це добре. Речі завжди кращі, коли вони оптимізовані.

Але що означає оптимізація по відношенню до робочого процесу? Що є оптимізований робочий процес і як його отримати?

Постійне вдосконалення

Побудова робочого процесу – це лише перший крок. Без належної уваги робочі процеси можуть легко загрузнути через неефективність і зайві завдання.

Ось тут і виникає постійне вдосконалення. Періодично перевіряючи свої робочі процеси, ви можете переконатися, що вони актуальні та відповідають вашим потребам. Потім ви зможете вирішити, чи потрібно вам вносити поступові чи кардинальні зміни у свої процеси та в те, як виконуються робочі процеси.

Поступові зміни – це, в основному, те, що вони звучать: невеликі налаштування та вдосконалення, які ви вносите, коли натрапляєте на них.

Проривні зміни — це великі зміни, які зазвичай вносяться шляхом групового аналізу та процесу прийняття рішень. Хоча ви можете досить часто вносити поетапні зміни, якщо ви виявите, що вносите переважно проривні зміни, вам потрібно переоцінити свій робочий процес (і, можливо, навіть процес).

Six Sigma, DMAIC, lean і kaizen — це дійсно корисні інструменти для впровадження постійних удосконалень.

Автоматизація робочого процесу

Автоматизація — сенс існування робочого процесу.

Робочі процеси беруть на себе всі ці дикі, інтуїтивно зрозумілі процеси та впорядковують їх. Але це не означає, що автоматизація вбудована в робочий процес або навіть що кожен робочий процес потребує автоматизації.

Ще заплуталися?

Автоматизація робочого процесу визначає, які частини процесу можна виконувати без особливої ​​або будь-якої участі людини.

Деякі приклади того, що можна автоматизувати:

• Надсилання стандартизованого вітального листа
• Перенесення даних в електронну таблицю
• Додавання події до вашого календаря
• Обробка платежу

Усе це повторювані завдання, які можуть займати лише кілька хвилин самі по собі, але ці хвилини додаються.

Крім того, більша ймовірність людської помилки. Подумайте про це: у вас попереду години введення даних. Цілий день просто сидів там, записуючи цифри в стовпчики, а найбільше хвилювання було, коли того ранку з’явився Тоні з пончиками.

Ви починаєте з добрими намірами, але в який момент ви переходите на автопілот? У який момент ви випадково натискаєте додатковий нуль і в кінцевому підсумку стягуєте з клієнта 5000 доларів США замість 500 доларів? Чи навпаки? Вони обидва погані.

Ось чому ви автоматизуєте.

Після того, як ви визначите, які завдання потрібно автоматизувати, впровадження стане досить простим. За допомогою такого програмного забезпечення, як Zapier, ви можете налаштувати інтеграцію, щоб зв’язати тригер в одній програмі з результатом в іншій.

Ви вводите дані один раз. Його надсилають у всі потрібні місця. Ви маєте повну точність у всіх каналах, і це коштує лише часу, необхідного для натискання кнопки.

Переваги робочого процесу

Робочі процеси зменшують відходи. Витрачений час, витрачені зусилля, витрачені ресурси.

Складаючи план своїх процесів, ви зможете визначити вузькі місця та зайві завдання. Як тільки ви дізнаєтеся, де вони знаходяться, ви можете їх усунути. Тоді ви і ваша команда зможете зосередитися на необхідних завданнях.

Робочі процеси також чудово підходять для спілкування, підзвітності та прозорості. У робочому процесі має бути чітко визначено, хто за що відповідає та коли результат має бути завершений. Вам не потрібно мікрокерувати своєю командою. Вашій команді не потрібне мікрокерування. Всі щасливіші.

Оскільки кожен аспект процесу документується в робочому процесі, кожен член команди має потрібну інформацію, коли вона йому потрібна. Зменшення непорозумінь покращує продуктивність – і ваша команда набагато менше розчаровується своїми завданнями та один одним.

Проблеми робочого процесу

Робочі процеси потребують постійної уваги. Ви не можете просто створити один і очікувати, що він працюватиме ідеально вічно. Ви повинні його підтримувати.

Обслуговування робочого процесу може зайняти багато часу та бути складним – особливо якщо ви не застосовували свої принципи постійного вдосконалення.

Але невиконання регулярного технічного обслуговування спричиняє серйозні проблеми:

• Неточні оцінки часу/вартості
• Помилки комунікацій
• Пропуск або забування важливих кроків
• Схвалення застосовуються без випробувань або не застосовуються за потреби
• Дорогі вузькі місця

Подумайте про робочий процес, як про автомобіль. Автомобілі дійсно корисні та ефективні. Зазвичай ви можете зробити більше за менший час, керуючи автомобілем, ніж пішки.

видалити microsoft edge

Крім того, вам не потрібно нести все.

Але машини потребують техогляду. Деякі невеликі – нові шини, заміна масла, тести на викиди тощо. Іноді доводиться інвестувати трохи більше – наприклад, новий стартер або ремінь вентилятора. Самі по собі ці речі не є великою проблемою.

Однак якщо ви коли-небудь довго не міняли масло, ви точно знаєте, наскільки важливим може бути регулярне технічне обслуговування.

Програмні засоби та постачальники робочого процесу

Якщо ви погуглите робочий процес (що ви, очевидно, зробили), ви точно побачите, скільки типів програмного забезпечення робочого процесу існує. Коли ви тільки починаєте працювати з робочими процесами – а ви є – важко точно визначити, який із них пропонує саме те, що вам потрібно за найкращу цінність.

Отже, ось кілька наших улюблених інструментів для побудови робочого процесу:

Airtable це те, як ми залишаємось організованими. с Airtable ви можете налаштувати персоналізовані перегляди, спеціальні дошки канбану та автоматизувати все, від створення запису до надсилання електронного листа.

Я дивлюся це ідеальний інструмент для опису вашого робочого процесу. Я дивлюся діє як дошка для спільної роботи, де вся ваша команда – дистанційно чи особисто – може працювати разом, щоб створити те, що вам потрібно.

провисання це універсальний центр обміну повідомленнями майже для кожної команди. А чому ні? провисання інтегрується практично з усіма програмами, з якими ви працюєте. Ви можете брати участь у бесідах, записувати відео та ділитися файлами з усіма у вашій команді або лише з одним. І є GIF-файли. Хто не любить гарний GIF?

Процесна вул. Ви знали, що це буде, так? Робочі процеси Process Street є центральним ядром усього, що ми робимо. Запити PTO, адаптація, довідкова служба, створення цієї сторінки… Усе це зроблено за допомогою робочого процесу. І через Zapier або нашу власну автоматизацію всі ці робочі процеси можна підключити до Slack, Airtable та решти нашого пакету програмного забезпечення.

Як виглядає робочий процес?

Це схема процесу:

Зокрема, це схема нашого процесу створення вмісту. Робочий процес для цього процесу складається з багатьох, багатьох кроків, різноманітних умовних шляхів і безліч автоматизації.

Але тут все почалося. Вісім кроків від початку завдання до публікації.

Якби ви попросили когось із команди контенту описати цей процес, я готовий посперечатися, що це не було б настільки стислим чи таким конкретним. Деякі кроки були б детально описані, деякі були б пропущені, а сам опис, ймовірно, був би досить нелінійним.

Просто так працює мозок людей. Ось чому важливо окреслити процес, перш ніж будувати робочий процес.

Тепер кожен із цих восьми кроків стає розділом робочого процесу. Потім ми розбиваємо кожен крок на окремі завдання.

Наприклад, на першому кроці Writer отримує завдання, завдання робочого процесу виглядають приблизно так:

1. Тему обрано (запис Airtable створено через Slack)
2. Установлена ​​дата виконання (додано до календаря через робочий процес Process Street)
3. Встановлено дату публікації (додано до календаря через робочий процес)
4. Редактор призначено (запис Airtable оновлюється через робочий процес)
5. Команда дизайнерів призначена (запис Airtable створено через Airtable)
6. Автор отримує завдання (сповіщення отримано через Slack і Process Street)

Кожне з цих шести завдань розбито на одну дію. Це спрощує процес і гарантує, що нічого не буде пропущено. Без цієї автоматизації було б дуже легко випадково встановити дату виконання, але не дату публікації.

Якби ці дати були введені вручну для кожного, кожен член команди міг би працювати над різними датами, що могло б спричинити серйозні вузькі місця.

Як отримати максимальну віддачу від робочих процесів

Пам’ятайте, що робочий процес – це інструмент. Це корисний і універсальний інструмент, але він не може зробити все.

Створюючи свій робочий процес, ви повинні мати чітке розуміння процесу, над яким ви працюєте, і результату, якого ви хочете досягти. Визначте, які завдання можна автоматизувати, а які потребують більш практичного підходу.

Найголовніше, продовжуйте над цим працювати. Хороший робочий процес постійно змінюється, тому що ваш процес і ваші потреби постійно змінюватимуться. Якщо щось у вашому робочому процесі стало зайвим або неактуальним, позбудьтеся цього. Якщо ви додаєте новий крок до процесу, переконайтеся, що ви також додали його до свого робочого процесу.

Хороший робочий процес має полегшувати роботу, а не ускладнювати її.