Олівер Петерсон, 6 липня 2022 р. Бізнес-операції Постійне вдосконалення без збору даних схоже на їзду по пересіченій місцевості без знаків чи карти.
Збір даних має життєво важливе значення для покращення, оскільки без нього немає реальних доказів існування будь-якої проблеми.
Чому ви робите покращення? Це справді проблема, чи ви просто спотворені розчаруванням у цей момент?
Так, ваше розчарування може дати вам підказки щодо кореня проблеми, але покладатися лише на свої почуття не дасть точних результатів у довгостроковій перспективі.
Саме тут може допомогти збір даних. Нашу функцію аналітики можна використовувати, щоб скласти об’єктивну, неупереджену картину поточного стану будь-якого конкретного процесу та допомогти виділити потенційні області, які можна покращити.
Отже, давайте почнемо з наших 5 кроків постійного вдосконалення для оптимізації процесу:
- Крок 1: Визначте процес, який потрібно вдосконалити
- Крок 2: Оцініть ефективність і визначте покращення
- Крок 3: Впровадьте вдосконалення процесу
- Крок 4. Тестуйте та відстежуйте оновлений процес
- Крок 5: Оптимізуйте процес за допомогою автоматизації
Крок 1: Визначте процес, який потрібно вдосконалити
Жоден процес не є ідеальним, але є деякі, які можуть постійно створювати вам проблеми. Ось з чого ви повинні почати.
Запишіть процес, який найчастіше витрачає ваш час і ресурси вашої команди.
Тоді вам потрібно буде повністю зрозуміти цей процес, відповівши на такі запитання:
- Яка мета процесу?
- Коли це починається і коли закінчується?
- Які окремі дії в рамках процесу?
- Які відділи/співробітники задіяні?
- Яка інформація переноситься між кроками?
Відповіді на ці запитання повинні допомогти висвітлити всі елементи, що складають процес, і прояснити, як найкраще підійти до його оптимізації, починаючи з конкретних цілей, яких цей процес намагається досягти.
Чому ви повинні документувати свої процеси
Перш ніж йти далі, важливо запитати себе: Наскільки якісна моя технологічна документація?
Ви можете знати, які процеси потребують оновлення, але без чіткої документації процесів постійне вдосконалення практично неможливо.
Перевірка версії .net
Постійне вдосконалення працює, лише якщо ви можете подивитися, як щось працювало раніше, і порівняти це з внесеними змінами. Наявність чітко написаної та доступної документації процесу є найкращим способом сприяти постійному вдосконаленню.
Крок 2: Оцініть ефективність і визначте покращення
Тепер, коли ви сформулювали свій процес, настав час оцінити його ефективність і визначити, які вдосконалення будуть найбільш оптимальними.
Почніть із запису сильних і слабких сторін процесу. Це допоможе вам зрозуміти, що працює, а що ні, і де можна покращити.
Ви можете виявити, що деякі завдання взагалі не потрібні для досягнення кінцевої мети. Якщо ви зіткнетеся з цим, подумайте про те, щоб об’єднати деякі з цих завдань або навіть повністю позбутися їх. Завжди краще мати стислий і чіткий процес, ніж процес, який може бути надто складним або заплутаним у тому, чого він намагається досягти.
Крок 3: Впровадьте вдосконалення процесу
Якщо ваш процес добре задокументований або, що ще краще, ви використовуєте програмне забезпечення для керування процесами, це завдання має бути таким же простим, як проходження процесу крок за кроком і внесення змін по ходу.
Найкраща практика для постійного вдосконалення — повторювати нові версії процесу кожного разу, коли ви вносите зміни. Це допомагає запобігти збоям і полегшує відстеження та порівняння даних між різними версіями процесу, щоб ви могли точно визначити, чи є зміни справді покращеннями.
Ще одна порада — вести простий журнал будь-яких змін, які ви вносите під час кожної ітерації, щоб було легше ділитися знаннями та переконатися, що всі розуміють, які зміни були внесені, ким і коли.
Крок 4. Тестуйте та відстежуйте оновлений процес
Тестування важливе, перш за все, щоб переконатися, що ви нічого не зламали. Виконайте процес, в ідеалі в умовах, максимально наближених до реальних, і переконайтеся, що все працює належним чином.
Подумайте про кінцеву мету процесу – чи вона все ще досягається?
Переконавшись, що вдосконалення процесу функціонують, можна почати збирати дані, щоб оцінити успішність будь-яких змін.
Використання Process Street Analytics
Можливість переглядати продуктивність ваших процесів, вашої команди чи клієнтів має вирішальне значення для розуміння того, чи справді внесені вами зміни ефективніші.
Така інформація, як хід виконання завдання та активний/завершений робочий процес, може допомогти вам знайти вузькі місця та зрозуміти, як ваша команда реагує на зміни.
Натисніть тут, щоб дізнатися більше про функцію аналітики Process Street.
Крок 5: Оптимізуйте процес за допомогою автоматизації
На цьому ви в основному закінчили. Ви визначили та впровадили вдосконалення, і ви повинні мати можливість відстежувати ці зміни з часом, щоб оцінити успіх.
Але якщо ви хочете пройти зайву милю й отримати максимальну віддачу від програмного забезпечення для керування робочим процесом, настав час розглянути, які завдання (якщо такі є) можна автоматизувати.
По-перше, якщо ви використовуєте папір, ви майже напевно побачите підвищення ефективності, якщо перейдете на цифрове керування процесами.
як видалити коментарі в word doc
Для решти вас, якщо ви передаєте дані між програмами (наприклад, додаєте файли Dropbox вручну на Диск Google), ви повинні перевірити, чи можете ви усунути ручні завдання за допомогою однієї з наших рідних автоматизацій.
Також варто перевірити Zapier, Power Automate і Make.com оскільки там доступна маса засобів автоматизації.
Що ви думаєте про наші 5 кроків постійного вдосконалення? Чи є у вас якісь поради, які ми могли пропустити? Дайте нам знати в коментарях нижче!
