Визначення управління процесами: що це таке і навіщо воно потрібне негайно

Бізнес може функціонувати в повній мірі лише за умови належного управління процесами. Але яке фактичне визначення управління процесами?

Оскільки під час пандемії 2020 року багато компаній перейшли на дистанційну роботу, багато процесів управління також стали цифровими. Хоча співробітники зрештою повернулися до своїх офісів, управління процесами знайшло новий дім у хмарі.

З огляду на цю раптову зміну та інтерес до вдосконалення управління процесами, варто глибоко зануритися в те, що насправді таке управління процесами. І як компанія, яка, чесно кажучи, отримала вигоду від цієї зміни, ми маємо багато сказати з цього приводу.

У цій статті ми дамо визначення управління процесами, розповімо про його переваги та труднощі, а також дамо вам поради щодо того, як запровадити це у свій бізнес.

Наприкінці ми навіть додамо безкоштовний шаблон, який допоможе вам почати роботу.

Визначення управління процесом

Гаразд, а що таке управління процесами?

Управління процесами – або управління бізнес-процесами (BPM) – це техніка, яка використовується організаціями для аналізу, оптимізації, моніторингу та контролю різних бізнес-процесів.

як знайти вже встановлений ключ продукту для Microsoft Office

Завдяки BPM компанії можуть:

• Автоматизуйте повторювані процеси, щоб вони завжди проходили гладко
• Проаналізуйте минулі процеси, щоб побачити, що було правильно, а що ні
• Відстежуйте показники різних процесів
• Виконайте аналіз ризиків, щоб зменшити майбутні ризики
• Виміряйте ефективність, використовуючи попередні дані

Навіщо турбуватися про управління процесами?

BPM – це те, що потрібно кожній організації, оскільки це допомагає вам краще зрозуміти свій бізнес.

Використовуючи BPM, ви можете проаналізувати всі свої бізнес-процеси, щоб виявити неефективність і знайти рішення для їх усунення та оптимізації. Це робить повсякденні операції набагато плавнішими та покращує керування ресурсами.

Але це лише маленькі переваги.

Інші переваги цього величезні. Це не тільки економить час і гроші вашої організації, але й дозволяє вашому бізнесу набагато швидше реагувати на вимоги клієнтів і ринку.

Переваги чіткого визначення управління процесами

Розуміння визначення BPM означає, що ви можете краще відрізнити його від управління програмами та проектами. Знання різниці між трьома типами процесів означає, що ви зможете ефективно використовувати їх усі.

як зробити шаблон фірмового бланка в word

З BPM важливо пам’ятати, що він призначений для повторюваних процесів у вашій організації. Як правило, це поточні процеси в бізнесі, які не мають конкретного кінця, як-от адаптація співробітників. Це його найбільший фактор диференціації.

Управління проектами — це надання конкретного продукту чи послуги. Тут є чіткий початок і кінець. Проекти – це, як правило, одноразові речі, які не повторюються, і команда може працювати лише над одним за раз.

Управління програмами знаходиться десь посередині між двома іншими. Він займається управлінням взаємозалежностями між різними проектами. Як і BPM, управління програмою, як правило, є постійним, але, на відміну від BPM, воно не стосується процесів, пов’язаних із бізнесом загалом.

Переваги використання управління процесами

Управління процесами є критично важливим аспектом будь-якої бізнес-операції, метою якого є підвищення ефективності, зниження витрат і підвищення загальної продуктивності. Ось деякі ключові переваги використання управління процесами:

Підвищена ефективність

Впровадження управління процесами дозволяє організаціям оптимізувати свою діяльність, усуваючи зайві завдання та підвищуючи продуктивність. Завдяки чітко визначеним процесам співробітники можуть працювати ефективніше, що веде до економії часу та коштів.

Постійне вдосконалення

Використовуючи управління процесами, компанії можуть постійно контролювати та оцінювати свої процеси, щоб визначити сфери, які можна покращити. Це дозволяє їм вносити необхідні коригування, оптимізувати робочі процеси та постійно підвищувати продуктивність.

Покращене обслуговування клієнтів

Завдяки підвищеній ефективності та оптимізованим процесам організації можуть надавати кращі послуги клієнтам. Такі процеси, як виконання замовлень, вирішення скарг і адаптація клієнтів, можуть бути стандартизовані та виконуватися послідовно, що призводить до покращення часу відповіді та задоволеності клієнтів.

Економія коштів

Управління процесами допомагає виявити вузькі місця, надмірності та неефективність, дозволяючи підприємствам оптимізувати розподіл ресурсів і зменшити витрати. Усунувши непотрібні кроки та автоматизувавши ручні процеси, організації можуть досягти значної економії коштів.

Покращене прийняття рішень

Управління процесами надає підприємствам дані в режимі реального часу та розуміння їхньої діяльності. Це дозволяє їм приймати обґрунтовані рішення на основі точної інформації, що веде до кращих бізнес-результатів і досягнення стратегічних цілей.

Види управління процесами

Управління процесами може значно допомогти вам досягти ваших бізнес-цілей, але ви повинні бути знайомі з різними типами, щоб знати, який найкращий для вас.

Управління бізнес-процесами

Цей тип управління процесами спрямований на вдосконалення бізнес-процесів і робочих процесів у різних відділах або функціях в організації. Він спрямований на оптимізацію процесів, підвищення ефективності та узгодження їх із стратегічними цілями. Програмне забезпечення для керування бізнес-процесами — чудовий спосіб допомогти вам налаштувати систему керування процесами.

Управління проектами

Управління проектом передбачає планування, виконання та моніторинг конкретного проекту для досягнення конкретних цілей протягом визначеного періоду часу. Це гарантує, що проекти виконуються вчасно, в рамках бюджету та відповідають бажаним стандартам якості.

Керування документообігом

Управління робочим процесом зосереджено на координації та оптимізації завдань, дій і схвалень у рамках визначеного процесу. Це забезпечує ефективне спрямування роботи, дотримання термінів і виконання всіх необхідних кроків.

Управління програмою

Управління програмою передбачає управління кількома пов’язаними проектами як скоординовану роботу для досягнення організаційних цілей. Він передбачає нагляд за плануванням, виконанням і моніторингом кількох проектів і забезпечення їх відповідності стратегічним цілям.

Роботизована автоматизація процесів (RPA)

RPA передбачає використання програмних роботів або ботів для автоматизації повторюваних і заснованих на правилах завдань. Він спрямований на підвищення ефективності, точності та швидкості шляхом зменшення ручного втручання та мінімізації помилок.

Як навчити свою команду визначенням управління процесами

Члени команди більш сприйнятливі до змін, ніж багато хто з менеджерів схильні вважати їх вірними. Однак надто часто BPM зустрічається з усталеним і забутим ставленням. Змін дуже мало.

Коли справа доходить до навчання вашої команди визначенню управління процесами, ваш підхід є важливішим, ніж те, як ви формулюєте визначення. Запитайте себе:

• Чому я хочу, щоб моя команда знала визначення управління процесами?
• Яку користь отримає команда від знання визначення?
• Які мої очікування від команди після обговорення BPM?
• Чи хочу я отримати ідеї моєї команди, чи я просто хочу, щоб вони знали, що таке BPM загалом?

Якщо ви просто хочете, щоб ваша команда знала, що таке BPM, то ваш підхід, ймовірно, не правильний.

Члени вашої команди – це ті, хто щодня працюють із встановленими процесами, і вони, ймовірно, уже знають, що можна покращити. Коли ви запроваджуєте управління процесами для своєї команди, це має бути способом для вас відкрити цю лінію спілкування зі своєю командою.

Їм має бути зручно звертатися до вас із своїми ідеями щодо покращення процесів із цього моменту. До їхніх ідей завжди потрібно прислухатися.

Визначено моделі управління бізнес-процесами

Моделювання управління бізнес-процесами — це акт представлення процесів організації, щоб їх можна було аналізувати, покращувати та потенційно автоматизувати.

Загальна ідея моделей BPM полягає у фізичному представленні процесу, викладеному таким чином, щоб мати сенс для будь-кого, хто дивиться на нього, будь то інженери чи зацікавлені сторони. Подумайте про це як про розумову карту.

Приклади моделей управління процесами

Як ви будете моделювати свої бізнес-процеси, вирішувати вам, але є кілька добре встановлених моделей, які допоможуть вам почати.

документ в документ Google

Блок-схеми

Мабуть, найвідоміші моделі, блок-схеми прості та легкі у виготовленні. Просто використовуючи різні фігури, з’єднані стрілками, ви можете легко продемонструвати, як певні частини процесу перетікають в інші.

Зазвичай вони найкраще працюють для простих процесів або спрощення складніших.

Нотація моделювання бізнес-процесів

Концепція моделювання бізнес-процесів (BPMN) відображає бізнес-процеси за допомогою графічної нотації. Мета BPMN, створеного Object Management Group (OMG), — зробити навіть найскладніші бізнес-процеси зрозумілими для всіх у команді, від розробників програмного забезпечення до бізнес-аналітиків.

Насправді ви можете безкоштовно навчитися створювати BPMN Веб-сайт OMG якщо це та модель, яку ви хочете використовувати.

діаграми Ганта

Діаграми Ганта були створені американським інженером-механіком Генрі Гантом і існують уже більше 100 років. Ці діаграми найкраще використовувати для процесів, які залежать від часу, оскільки вони використовують стовпчики для відстеження термінів виконання певних завдань або проектів.

Діаграми Ганта є послідовними, і їх дуже легко зрозуміти. Є вагома причина, чому вони все ще широко використовуються сьогодні.

Діаграми потоку даних

Діаграми потоків даних (DFD) дозволяють візуалізувати потоки даних. DFD працюють як блок-схеми, але зазвичай мають набагато більший ключ, щоб допомогти підтримувати різні форми та кольори чіткими та впорядкованими.

Це допомагає побачити, як дані перетікають у процесі, а також між процесами. Як правило, вони кращі для вашої команди, а не для зацікавлених сторін, оскільки вони можуть бути дещо заплутаними залежно від того, скільки даних представлено.

як розділити сторінки в word

Впровадження системи управління процесами

Впровадження системи управління процесами, навіть для окремих процесів, не повинно бути складним. Просто виконайте такі дії:

Чітко визначте цілі та завдання

Це забезпечить основу для визначення критичних процесів, якими необхідно керувати та покращувати. Забезпечуючи узгодженість між системою управління процесами та загальною бізнес-стратегією, організації можуть визначати пріоритети своїх зусиль і приймати кращі рішення щодо оптимізації процесів.

Намалюйте існуючі процеси

Це передбачає документування кроків, входів, виходів і зацікавлених сторін, залучених до кожного процесу. Вправа відображення процесів забезпечує візуальне представлення послідовності дій і допомагає виявити потенційні вузькі місця, неефективність і надмірності в процесах.

Визначте можливості покращення

Це робиться шляхом оцінки ефективності, результативності та продуктивності кожного процесу. Ключові показники ефективності (KPI) можна визначити для вимірювання успішності процесів і відстеження прогресу на шляху до цілей покращення.

Оптимізуйте процеси

Поліпшення процесу можна досягти за допомогою різних підходів, таких як:

• Усунення непотрібних кроків
• Автоматизація ручних завдань
• Перевизначення ролей і обов’язків
• Впровадження найкращих практик галузевих стандартів

Постійно відстежуючи та аналізуючи процеси, організації можуть визначити сфери оптимізації та впровадити зміни для підвищення ефективності.

Проблеми з впровадженням нової системи управління процесами

Впровадження нової системи управління процесами може спричинити чималу частку проблем. Ось деякі з типових перешкод, з якими організації можуть зіткнутися під час цього процесу:

Опір змінам

Впровадження нової системи управління процесами часто вимагає зміни мислення та змін у встановлених робочих процесах. Опір змінам може походити від співробітників, які звикли до існуючих процесів і можуть вагатися приймати нові способи роботи.

Відсутність бай-іна

Успішне впровадження системи управління процесами залежить від підтримки та участі ключових зацікавлених сторін. Якщо особи, які приймають рішення, і лідери не повністю розуміють переваги або не бачать цінності системи, може бути складно отримати необхідну підтримку та ресурси.

як видалити найкращі результати з Outlook

Обмежені ресурси

Впровадження нової системи вимагає інвестицій у технології, навчання та ресурси. Обмежені бюджети або обмеження ресурсів можуть створити проблеми з точки зору закупівлі необхідних інструментів і розподілу правильних людей для керування процесом впровадження.

Управління даними

Впровадження системи управління процесами часто передбачає збір і аналіз великих обсягів даних. Ефективне керування цими даними та їх упорядкування може бути складним завданням, особливо якщо організації не мають ефективних процесів керування даними.

Інтеграція з існуючими системами

Організації можуть уже мати встановлені системи та інструменти, і інтеграція нової системи управління процесами з цими існуючими системами може бути складним завданням. Забезпечення безперебійної інтеграції та плавного потоку даних між різними системами може становити труднощі.

Шаблони управління процесами

Ознайомтеся з дописом у нашому блозі про важливі процеси для команд відділу кадрів. Іноді краще спочатку запровадити BPM у відділі кадрів, і ця публікація містить 60 безкоштовних шаблонів, які ваша команда може спробувати.

Якщо вам важко вирішити, який з них спробувати першим, я рекомендую цей:

Як оптимізувати систему управління процесами

Оптимізація вашої системи управління процесами полягає в створенні системи постійного вдосконалення.

Постійне вдосконалення означає ніколи не зупинятися. Немає Це чудово працює, давайте залишимо як є, а ставлення Це чудово працює, але чи є спосіб зробити це ще краще?

У нас є ціла публікація в блозі, повна порад щодо використання постійне вдосконалення для оптимізації процесів якщо ви хочете дізнатися більше.