50+ безкоштовних і простих шаблонів СОП (зразки СОП для запису стандартних процедур)

Використовуйте Process Street, щоб легко керувати своїми шаблонами SOP

Наш безкоштовний шаблон SOP для швидкого та легкого написання нових стандартизованих процедур

Вам потрібен шаблон для створення індивідуальних процедур і шаблон для створення посібника з процедур.

Перше важливіше другого. Тому ми поставили його на початку статті:

Як бачите, цей шаблон показує, як розпочати створення нової процедури з нуля.

Посилання на цей шаблон знаходиться тут:

Структура шаблону стандартної операційної процедури (SOP).

І цей шаблон потім допоможе вам створити ваші перші стандартні операційні процедури. Він наповнений додатковими ресурсами та прикладами передового досвіду на випадок, якщо вони вам знадобляться.

Ви можете безкоштовно додати цей шаблон до свого облікового запису, відредагувати його, а потім запустити його як контрольний список у Process Street або експортувати як PDF-файл, коли завершите. легко.

Далі в статті ви побачите приклади посібників із процедур, які ми також створили. Але ось кілька швидких посилань на випадок, якщо ви не хочете прокручувати:

• Міні-ручна структура
• Приклад заповненого міні-довідника

Як написати стандартні операційні процедури за 16 простих кроків

Щоб допомогти вам використовувати свої шаблони після їх завантаження, ми надамо вам їх 16 кроків до написання ефективних стандартних операційних процедур .

Ви можете застосувати їх у рамках традиційної стандартної операційної процедури, дотримуючись стандартів ISO 9001, або ви можете використовувати їх для створення процесів, які найкраще відповідають вашим конкретним потребам на даному етапі вашого бізнесу.

Написання стандартних операційних процедур не повинно бути виснажливим завданням. Якщо ви будете дотримуватися наших інструкцій щодо співпраці, це може бути навіть дуже весело! (Розваги не гарантовані)

1. Зрозумійте, як ви будете представляти свої СОП . Цей крок стосується вибору шаблону відповідно до потреб процесу. У певних галузях у вас будуть вимоги, яких ви повинні дотримуватися. На компонування ваших SOP впливатиме тип інформації, яку потрібно відобразити. Дослідіть, які міжнародні стандарти застосовуються до ваших бізнес-операцій.
2. Зберіть відповідних зацікавлених сторін . Щоб належним чином відобразити процеси, які використовуються в компанії, вам потрібно мати відповідних членів компанії. Ці стандартні операційні процедури повинні відображати реальність, щоб їх можна було адаптувати та оптимізувати для покращення реальності.
3. Розробіть свою мету . Чи документуєте ви стандартні операційні процедури, щоб відповідати галузевим стандартам? Або ви впевнені, що ваші операції вже дотримуються, вам просто потрібно їх задокументувати? Ви робите це через загальну оптимізацію процесу? Знання відповідей на подібні запитання допоможе вам визначити пріоритетність свого підходу.
4. Визначте структуру свого СОП . Існують різні форми документа SOP. Перш ніж почати, визначте, чи це буде посібник, міні-посібник чи процедурний документ. Що більша ваша компанія, то ймовірніше, що ви створите неймовірно глибокий посібник.
5. Підготуйте обсяг процедури . Якщо ви відображаєте лише одну процедуру в документі, над яким працюєте, вам потрібно точно розуміти, де процедура починається і де закінчується. Важливо чітко визначити обсяг, щоб зменшити дублювання з іншими процедурними документами. Інакше це призведе до неефективності.
6. Використовуйте послідовний стиль . Це більше порада щодо написання, але вам потрібно подумати про мету документа, щоб зрозуміти, як його слід писати. Якщо цей документ використовується виключно для того, щоб продемонструвати промисловості, що ви задокументували SOP, тоді, можливо, мова буде технічною та банальною. Однак, якщо працівники збираються використовувати цей документ як орієнтир, вам потрібно буде зробити формулювання зрозумілим і практичним.
7. ✍️ Використовуйте правильні позначення, якщо це можливо . Цілком можуть існувати стандартизовані форми передачі процесів у вашій компанії, але якщо ні, ви можете почати їх впроваджувати. Модель та нотація бізнес-процесів (BPMN) забезпечує універсальний спосіб пояснення процесів у стислому візуальному стилі.
8. Пропрацюйте всі необхідні етапи процесу . Оцініть процес від початку до кінця та запишіть кожне завдання, необхідне для завершення процесу. Це можна зробити у формі маркованого списку за допомогою ручки та паперу або програми для нотаток.
9. ⚠️ Спробуйте оцінити потенційні проблеми в процесі. Якщо ви прагнете вдосконалити свій процес під час роботи з документацією, зараз є гарна можливість це зробити. Оцініть основні кроки, які ви записали, і запитайте, чи можна ще щось додати або видалити. Якби в процесі щось пішло не так, де б це сталося? Де це зараз відбувається в реальному житті?
10. Визначте показники, за якими можна оцінювати SOP . Це чудова можливість зробити ваші стандартні операційні процедури дієвими та знайти спосіб оцінити їхній позитивний вплив. Які показники ви виберете для використання, залежатиме від процесу, який ви документуєте. Ключові показники можуть бути пов’язані з продуктивністю чи швидкістю або формулою, що використовує обидві ці змінні.
11. Протестуйте процес . Щоб переконатися, що стандартні операційні процедури, які ви задокументували, є найефективнішими, протестуйте процес із співробітниками, які щоденно виконують ці завдання. Переконайтеся, що вони можуть надати відгук про представлені процедури, щоб ви могли внести зміни в процес, процедури або просто стиль документа перед подачею.
12. ✉️ Надішліть процес начальству . Надішліть свій процес на розгляд своєму безпосередньому керівнику. Крім того, якщо у вас немає безпосереднього керівника, знайдіть колегу, чий відгук ви цінуєте, і надішліть йому документ SOP, перш ніж оголосити його завершеним.
13. Уточнити методику оптимізації процесу . Документ стандартної операційної процедури повинен відстежувати власні зміни з часом. Однак корисно мати загальну систему, яка керуватиме цими переглядами, а також тим, як і коли вони відбуваються. Створення процесу для оптимізації процесу є ефективним засобом реалізації цих ітеративних змін.
14. ‍♀️ Проведіть оцінку ризиків процесу. У процесі беруть участь люди, дані або щось десь, що може бути пошкоджено, пошкоджено або втрачено. Переконайтеся, що ви провели оцінку ризиків у своїх процесах, щоб переконатися, що ви не піддаєте ризику свою компанію.
15. Розгляньте можливість створення блок-схеми . Наочна допомога, яка допоможе іншим людям зрозуміти огляд процесу, буде корисною для людей, які оцінюють і слідують процесу, представленому в стандартних робочих процедурах. Включення одного підвищує рівень зручності документа.
16. ✅ Доопрацювати та впровадити СОП . Після того, як усі учасники та зацікавлені сторони підпишуть документ і люди погодяться на його використання, запровадьте документ стандартної операційної процедури для необхідного процесу та подайте документ належним чином.

Використання Process Street для ваших SOP

Існують способи, за допомогою яких можна ефективно використовувати шаблон Process Street для документування стандартних операційних процедур. Ключовою перевагою використання Process Street для цього є те, що персонал може запускати кожен процес як контрольний список членів, які дотримуються процедур.

Пошук способу збалансувати стандартизований макет стандартних операційних процедурних документів і звичайні діючі властивості Process Street дозволить вам заощадити значний час документації процесів у міру просування вашої компанії.

Найпростіший спосіб розпочати роботу над стандартними операційними процедурами з Process Street – це просто почати документувати свої процеси.

Не кожен задокументований процес повинен відповідати вимогам ISO . У системі Process Street шаблон діє як стандартна процедура для конкретного завдання. Потім ви запускаєте контрольний список із цього шаблону, коли починаєте процес, не впливаючи на вихідну документацію. По суті, це саме те, що стандартні робочі процедури в реальному світі.

Якщо ваші процеси добре задокументовані, ви добре почали. Якщо ваші процеси діють, то це так з більшою ймовірністю буде дотримано . Ніхто не любить брати в руки посібник із SOP і сортувати сторінку за сторінкою, щоб знайти щось корисне.

Завдяки Process Street ви обійдете цей бар’єр і збільшите ймовірність того, що хтось правильно дотримуватиметься процедур. Коротше кажучи, виконання ваших СОП через Process Street допомагає покращити дотримання процесу.

Ось приклад шаблону СОП Process Street :

Цей шаблон створено для дотримуватись стандартів міні-довідника з якості ISO-9001:2015 .

Натисніть тут, щоб відкрити цей шаблон у новій вкладці!

Ви також можете знайти повністю заповнену завершену версію цього шаблону тут:

• Стандартний міні-посібник з роботи для маркетингової компанії

Будучи шаблоном, ви можете редагувати його як завгодно та замінювати текст, який вам буде запропоновано замінити. Кілька початкових розділів охоплюють ключову інформацію, що стосується шаблону, а далі йде розділ процедур, де документується процес.

Якщо ви хочете використовувати цей шаблон на повсякденному рівні, ви можете зберегти головну копію в папці SOPs у Process Street і створити копію шаблону, яка могла б існувати в іншій папці для використання командою. Тоді ваша команда могла б запустіть скопійований шаблон як контрольний список кожного разу, коли вони приходять виконувати завдання.

Це був би один із способів зробити ваш шаблон придатним для виконання у вашій організації після документування SOP.

Якщо ви хочете дізнатися більше про використання Process Street для запуску системи управління якістю за стандартом ISO, перегляньте деякі з цих посилань:

Обробляйте шаблони SOP Street для кожної галузі та сектора

Клацніть стрілки спадного меню, щоб отримати доступ до шаблонів СОП, пов’язаних із цією галуззю. Майте на увазі, що в нашій бібліотеці шаблонів контрольного списку доступно багато інших шаблонів!

⬇️ Натисніть тут, щоб переглянути готові шаблони СОП для маркетингу Process Street

Онбординг клієнта для маркетингового агентства (шаблон SOP)

Натисніть тут, щоб відкрити шаблон Client Onboarding for a Marketing Agency в новій вкладці!

Тестування AB (шаблон SOP)

Натисніть тут, щоб відкрити шаблон тестування AB у новій вкладці!

Створення інформаційного бюлетеня (шаблон SOP)

Клацніть тут, щоб відкрити шаблон створення нового листа в новій вкладці!

⬇️ Натисніть тут, щоб переглянути готові шаблони IT SOP від ​​Process Street

Безпека сервера електронної пошти (шаблон SOP)

Натисніть тут, щоб відкрити шаблон безпеки сервера електронної пошти в новій вкладці!

Рекомендації щодо резервного копіювання даних клієнта (шаблон SOP)

Клацніть тут, щоб відкрити шаблон передового досвіду резервного копіювання даних клієнта в новій вкладці!

Шаблон контрольного списку керування паролями підприємства (шаблон SOP)

Натисніть тут, щоб відкрити шаблон контрольного списку керування корпоративними паролями в новій вкладці!

⬇️ Клацніть тут, щоб переглянути готові шаблони SOP для роздрібної торгівлі від Process Street

Роздрібний Employee Onboarding Checklist (шаблон SOP)

Клацніть тут, щоб відкрити шаблон контрольного списку для працівників роздрібної торгівлі на новій вкладці!

Список продуктів електронної комерції (шаблон SOP)

Натисніть тут, щоб відкрити шаблон списку продуктів електронної комерції в новій вкладці!

Щоденний контрольний список відкриття магазину (шаблон SOP)

Клацніть тут, щоб відкрити шаблон контрольного списку для відкриття щоденної історії в новій вкладці!

⬇️ Натисніть тут, щоб переглянути готові шаблони СОП для будівництва від Process Street

Шаблон пропозиції щодо будівництва (шаблон SOP)

Натисніть тут, щоб відкрити шаблон пропозиції будівництва в новій вкладці!

Звіт про хід будівництва (шаблон СОП)

Натисніть тут, щоб відкрити шаблон звіту про хід будівництва в новій вкладці!

Безкоштовні шаблони Microsoft Word для створення ваших СОП

Традиційний шлях, яким хтось хоче почати документувати свої стандартні робочі процедури, полягає в тому, щоб розпочати завдання в системі обробки текстів і створити низку менших документів, які згодом можуть об’єднатися, щоб сформувати більший посібник.

По суті, це як писати книгу .

Перший шаблон, який ми представимо, є одним із найкорисніших. Поясню чому.

Шаблон загального призначення з інструкціями

Стандартні операційні процедури важливі в усіх галузях, але особливо цінуються в охороні здоров’я. Життя знаходяться під загрозою, і заявлені процеси повинні дуже ретельно дотримуватися.

Цей документ є не просто шаблоном, у який можна вводити інформацію, а містить виділений текст у кожному розділі, який пояснює вам, як підходити до кожного завдання.

У цьому сенсі документ діє як як шаблон для написання, так і посібник для написання ; чітко та лаконічно керувати користувачем документом.

Більше шаблонів стандартних операційних процедур NHS

Щоб завершити наші шаблони стандартних робочих процедур загального призначення, ми повернемося до шаблони, розроблені Оксфордським університетом для використання в Національній службі охорони здоров'я Великобританії.

Ми представимо ще декілька нішевих шаблонів, призначених для конкретних цілей. Вони повинні показати вам, як створювати складні стандартні операційні процедури, водночас надавши вам шаблони для використання у вашому бізнесі, якщо у вас є ці потреби.

Дизайн бази даних Excel

Цей шаблон працює як приклад СОП для того, як це зробити стандартизувати налаштування баз даних у Microsoft Excel .

Особливу увагу цього шаблону зосереджено на налаштуванні бази даних для цілей медичних досліджень, але структуру можна адаптувати відповідно до будь-яких потреб бази даних. Справжня деталь полягає в процедурах, які ви можете написати відповідно до ваших конкретних потреб.

Шаблони СОП для оцінки ризиків для перегляду ваших процедур

Сподіваємось, наразі ви почуватиметеся досить комфортно з тим, що вимагається від ваших стандартних операційних процедур і як ви можете до них підійти.

Однак жодна стандартна операційна процедура не є завершеною, поки не буде завершено оцінку ризиків.

Як такий, ми включили тут 5 посилань, які ви можете переглянути . У нас є два шаблони, спеціально розроблені для стандартних операційних процедур оцінки ризиків, а також один приклад документа, щоб показати вам, як може виглядати готова версія. Потім у нас є ще дві оцінки ризиків загального призначення для тих із вас, хто не прагне отримати рівень ISO і виконує більш простий процес документування.

Преміум шаблони SOP

Якщо ви шукаєте найповніші високоякісні шаблони SOP (читайте дорогі), зверніть увагу на колекцію Bizmanualz, написану Крісом Андерсоном, DBA, LSSBB.

Bizmanualz — це преміум-бібліотека шаблонів SOP у різних форматах (включаючи Word) із продуктами, які охоплюють від одного шаблону процедури до цілого довідника компанії.

Bizmanualz — це найповніша колекція СОП, починаючи від повних довідників для генеральних директорів і фінансових директорів до шаблонів процедур для окремих відділів, таких як посібники з бухгалтерського обліку, фінансів та ІТ-політики.

Ми були вражені вичерпною бібліотекою Bizmanualz, яка може похвалитися понад 1200 шаблонами SOP. Посібники з процедур охоплюють основні відділи бізнесу, охоплюючи понад 7000 сторінок детальної документації щодо процедур, усі доступні для негайного завантаження в цифровому вигляді.

Нам також подобається, що вони пропонують зразок, який ви можете отримати безкоштовно.

Виберіть правильний шаблон SOP і починайте

Як би це не лякало, коли ви вперше починаєте писати стандартні робочі процедури, ми сподіваємося, що ці шаблони, пояснення та приклади трохи зрозуміліше поставлене завдання.

Коли ви розпізнаєте спільні структури між різними шаблонами, ви зможете побачити, які елементи є основними, а які — необов’язковими включеннями.

Маючи на увазі ці знання, ви можете відмовтеся від надто багатослівної мови зазвичай використовується в СОП, щоб побачити, що це просто дуже ретельні документи процесу.

Тож виберіть один або два шаблони та почніть документувати свою першу процедуру .

Перш ніж ви це дізнаєтесь, у вас на руках буде повний посібник із рівнем ISO!

Чи писали ви стандартні операційні процедури в минулому? Які ресурси ви б порадили тим, хто звертається до цього вперше? Дайте нам знати в коментарях нижче!